Yazı İşleri Müdürlüğü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 

MİSYONUMUZ

Yazı işleri Müdürlüğü Belediyemizin karar organları olan Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Başkanlık Makamının çalışmalarının yürütümü, Belediyemize ait Gelen ve Giden kayıtlarının bilgisayar ortamında tutulması, İlan-Duyuru Hizmetleri, Dergilerin incelenmesi ve servislere dağıtımı, Evlendirme İş ve İşlemleri.

VİZYONUMUZ

Yasal yetki ve görevlerimiz doğrultusunda, güler yüzlü çalışanlarımızla hizmeti en iyi şekilde sunmak.

YETKİ, GÖREV ve SORUMLULUKLAR

a) Belediye Meclisi ile görevleri, b) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri c) Genel Evrak ile ilgili görevleri d) Arşiv ile ilgili görevleri e) İlan-Duyuru ile ilgili görevleri f)Resmi Gazete ve Dergi görevleri g) Evlendirme İş ve İşlemleri.

SUNULAN HİZMETLER

a-)   Belediye Meclisi İle İlgili Görevleri Ve Faaliyetleri:

5393 sayılı Belediye kanununun 20. maddesi doğrultusunda her ayın ilk haftası ve 5675 Sayılı Kanunla eklendiği üzere yılda 3 olağanüstü toplantı hakkının kullanılmasında,

Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karar alınmak üzere Belediye Başkanlığından meclisimize havaleli yazılar ile gündemin oluşturulması ile meclis dosyasının hazırlanması,

Toplantı gün ve saati ile meclis gündeminin üyelere dağıtımı,

Toplantılara iştirak ederek yürütümü konusunda başkanlık divanına yardımcı olunması,

Toplantı esnasında alınan CD görüntüleri ve notların doküman edilerek kararların ve Meclis karar defterinin yazımı ile Belediye Başkanı ve meclis kâtiplerinin imzalarının alınması,

5393 sayılı Belediye kanununun 23. maddesi gereğince 2 nüsha halinde Kaymakamlık makamına gönderilmesi,

Alınan kararların konularına göre ilgili birimlere gönderimi ve tüm bu iş işlemlere ait konularını içeren meclis dosyasının tutulması ve Arşivlenmesi.

5393 Sayılı Belediye kanununun 22. maddesi gereği alınan kararların bir sonraki toplantıda üyelere dağıtımının yapılması.

Meclis Üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis başkanlığınca tutulan puantaj cetvelinin tutulması

b- ) Belediye Encümeni İle İlgili Görevleri ve Faaliyetleri:

5393 Sayılı Belediye Kanununun 33.maddesi gereğince seçilen Encümen Üyeleri ile Belediye Başkanınca seçilen aynı adette memur encümen üyelerimiz ile aynı kanunun 35.maddesi gereği haftada bir gün ilgili kanunun 34. maddedeki görev ve yetkileri doğrultusunda yapılan toplantılarda;

Belediyemiz birimlerinin ilgili daire amirliklerince uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak.

  • Encümenin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
  • Encümence verilen kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelerine imzalatmak,
  • İlgili birimlere tebliği ve ilgili karar asılları ve eklerinin arşivlenmesi,
  • Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetleri Müdürlüğüne göndermek.

c-) Gelen Evrak İle İlgili Görevleri:

    Belediye Başkanlığına tüm resmi kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlerine ulaştırmak.

        Çalışma esasları;

  • Belediye Başkanlığına gelen her çeşit yazı evrakının ilgili personeli tarafından teslim alınması,
  • Yazı İşleri Müdürlüğünce alınan evrakın havale edileceği birimin tespitinin yapılması,
  • Bilgisayar ortamında gelen yazıların kayda alınması,
  • Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere zimmetle gönderilmesi,
  • Müdürlüğümüze ait olan evraklar ve ilgili cevaplarının arşivlenmesi,
  • Gizlilik dereceli yazıların sadece Yazı işleri Müdürlüğü tarafından açılması, daha sonra gizlilik derecesine istinaden kayda alınması ve ilgilisine tebliği,

d-) Giden Evrak İle İlgili Görevleri:

Belediye Başkanlığı adı altında Yazı İşleri Müdürlüğümüz başta olmak üzere Belediye binası içindeki tüm servislere ait yazışmaların birimleri belirtilerek Giden Evrak kayıt defterine kaydı ile mutemet kanalı veya elden zimmetle teslimi yapılmaktadır.        

         Çalışma Esasları;

  • Belediyemiz servislerinin Kamu Kurum, Kuruluş ve vatandaşlara gönderilecek yazışmaları Yazı İşleri Müdürlüğünce elektronik ortamda kayda alınıp genel evrak giden yazılar zimmet defteriyle birim adı verilerek kayıt çıkışı gerçekleşir.
  • Posta veya elden dağıtıcılarla zimmetle ilgilisine ulaştırılır.
  • Başkanlık makamı tarafından ilgili birimlere gönderilen yazılar ve müdürlüğümüze ait yazılar ilgisi ile beraber arşivlenir.

e-) Arşiv İle Görevleri     :

Tüm evrak ve Encümen ve Meclis kararları ile Evlendirme iş ve işlemlerinin Başkanlık makamı ile Müdürlüğümüze ait yazışmaların arşivlenmesini sağlamak.

f-) İlan İle Görevleri:

     Müdürlüğümüzce belediyemize ait veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından veya şahıslarca istenilen özel ve ticari ilanların Belediyemiz ses yayın cihazı ile talep ve gereği doğrultusunda ilan tahtasına asılmak suretiyle duyuruları yapılmakta, panoya asılan ilanlar için asılma ve kaldırma tutanakları ile anons sistemi ile yapılan duyurulara ait ilanlar içinde ilan tutanakları düzenlenerek ilgili birimlerine gönderilmekte ve tüm bu işlemlerin dosyalama ve arşivlenmesi yapılmaktadır.

g-) Resmi Gazete Ve Dergi Görevleri:

Resmi Gazeteler “in belediye birimlerini ilgilendirilen bölümlerin, tüm birim amirlerine ait Internet ortamında bilgisayar sisteminin mevcut olması ile İnternet’ten resmi gazeteyi günlük olarak takip etmeleri Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Tebliğ ve Genelgelere ait siteleri takip ederek, konu ile ilgili riyaset makamının bilgilendirilmesinin takibin yapılması.

Yine ayrıca Başkanlık Makamı Internet ortamında ilgili Bakanlıklar ve Dernek Statüsünde olan ve Yayın yapan tüm sitelerin günlük olarak bakılması, gereği yapılması ve konu ile ilgili konularda Başkanlık Makamına bilgilendirmeler yapılması ve gerektiğinde daireler arası iletişime geçilmesinin takibinin yapılması,

Ayrıca müdürlüğümüzce belediyemizi ilgilendiren kanun, tüzük ve yönetmeliklerin yayınlandığı ve soru – cevap şeklinde de bilgilendirmeleri de olan abonesi olduğumuz aylık veya iki aylık olarak belediyemize ulaşan Dergiler de incelenerek, değerlendirilmekte, konularına göre fihristte işlenmekte ve yine konularına göre ilgili birim sorumlu personellerine gönderilmektedir.

BAĞLI BİRİMLERİMİZ 

                        *Evlendirme Memurluğu                       İletişim : 444 8 653 Dahili - 113

                        *İlan Hizmetleri                                       İletişim : 444 8 653 Dahili - 110

EVLENDİRME MEMURLUĞU

Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğü ve personelince evlenme müracaatları elektronik kayıt sisteminde kabul olunup, değerlendirilerek ilgili dosyanın tanzimi ile nikâh akitlerinin Yazı İşleri Müdürlüğünce icrası Uluslararası Aile cüzdanı verilmesi, 10 gün içinde Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ayrıca Uluslararası cüzdan formlarının aylık olarak İlçe Nüfus Müdürlüğüne gönderimi, kayıtlarının tutulması ve arşivlenmesi yapılmaktadır.

Evlenme akdini başka bir şehirde gerçekleştirmek isteyen, ancak işlemlerini belediyemiz kanalıyla yürüten şahıslara Evlenme İzin Belgesi verilmesi, kayıtlarının tutulması ve arşivlenmesi yapılmaktadır.

İLAN HİZMETLERİ

     Müdürlüğümüzce belediyemize ait veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından veya şahıslarca istenilen özel ve ticari ilanların Belediyemiz ses yayın cihazı ile talep ve gereği doğrultusunda ilan tahtasına asılmak suretiyle duyuruları yapılmakta, panoya asılan ilanlar için asılma ve kaldırma tutanakları ile anons sistemi ile yapılan duyurulara ait ilanlar içinde ilan tutanakları düzenlenerek ilgili birimlerine gönderilmekte ve tüm bu işlemlerin dosyalama ve arşivlenmesi yapılmaktadır.

DİĞER HUSUSLAR ;

Amaç ve Hedefler

Müdürlüğümüzün tüm iş ve işlemlerinin ( Meclis kararları kayıt sistemi-Encümen kararları kayıt sistemi-Evrak kayıt sistemi ve Arşiv sistemi- Evlendirme İş v e İşlemleri ) bilgisayar ortamında yapılması ve kanunların verdiği diğer görevlerin doğru- eksiksiz ve anlaşılır bir biçimde yerine getirilmesi.

Temel Politikalar ve Öncelikler:

Müdürlüğümüzün temel politikası ilgili yasalar çerçevesinde donanımlı, pozitif düşünen, üretken, katılımcı, araştırma yeteneğine sahip, diğer birimlerle uyumlu çalışmaktır.

Cemil Alkan

                                                                                                        Yazı İşleri Müdürü

                                                                                                          Harcama Yetkilisi

İLETİŞİM

Santral : 444 8 653

Dâhili  : 114

E-Mail : cemil.alkan@alasehir.bel.tr